Een overeenkomst aangaan
Van onze fouten leren we het meest. Ook ik heb in de afgelopen tijd een paar fouten gemaakt en ik kan wel zeggen dat het dure lessen zijn geweest.
Het begon ermee dat mijn zoon een samenwerking aan wilde gaan met iemand waar hij nu ook regelmatig mee samenwerkt. Ik zelf ben nogal argwanend als het op samenwerkingsverbanden aankomt. Dit heeft te maken met het verleden.
Dus hebben we eerst een gesprek gevoerd samen met de accountant om alle mogelijkheden te onderzoeken. Wat naar mijn idee een oriënterend gesprek was, werd door de mogelijke samenwerkingspartner opgevat als het startsein. (miscommunicatie 1).
Naar aanleiding van het gesprek heeft hij de opdracht gegeven aan de accountant om de punten door te geven aan de notaris met de opdracht om een oprichtingsakte voor een BV, de afgesproken samenwerkingsvorm, op te maken.
De week erop was er dus al een afspraak ingepland bij de notaris om de oprichtingsakte te gaan ondertekenen. Oei, wat een haast en waar ik het helemaal niet mee eens was, was het feit dat het concept pas op de ochtend van de afspraak in handen van mijn zoon kwam. Niet de manier vindt ik om een notariële akte te gaan ondertekenen. Dat zijn zaken waar je de tijd voor moet nemen, die je op je gemak door moet lezen en waarbij je je moet kunnen laten voorlichten door mensen die er verstand van hebben. Ik trapte dan ook vol op de rem en heb de afspraak laten annuleren.
Vervolgens zonder goed te communiceren wat, hoe en waarom ik de afspraak had laten afzeggen, heb ik een jurist ingeschakeld die de stukken door zou lezen en van commentaar zou voorzien. Deze jurist is iemand die ik ontmoet heb bij de netwerkclub waar ik lid van ben. Zijn motto is, dat rechtshulp voor iedereen toegankelijk moet zijn en dat hij een uurtarief kan garanderen dat 3x goedkoper is dan van een reguliere advocaat. Daarnaast is de heer in kwestie een fel mannetje, dus puur op gevoel de geknipte kandidaat om mijn zoon bij te staan. Ook hier heb ik onvoldoende de verwachtingen uitgesproken maar ben akkoord gegaan met het inderdaad redelijke uurtarief. (miscommunicatie2).
In die tussentijd heeft mijn zoon van de notaris een dit maal uitgewerkt concept ontvangen en was er direct een nieuwe afspraak gemaakt om nu toch echt te gaan ondertekenen. Alleen ontving ik het nieuwe concept pas 3 dagen voordat getekend zou gaan worden. Dus met grote spoed alles naar de jurist gestuurd, die heeft alles wederom van commentaar voorzien en daar kwamen punten bij naar voren die naar mijn idee eerst goed uitgewerkt dienden te worden, alvorens te ondertekenen.
Daarop de samenwerkingspartner van mijn zoon uitgenodigd voor een gesprek, echter die reageerde niet op mijn uitnodiging, waarop ik (het was vrijdagmiddag en maandagochtend zou getekend worden) de notaris liet weten, dat er eerst een gesprek zou moeten plaats vinden, alvorens te tekenen. En dus zei ik de afspraak voor die maandagochtend ook weer af. (miscommunicatie3)
De samenwerkingspartner kwam echter vrijdag laat in de middag toch langs voor een gesprek, wat uiteindelijk prima verliep. Hij was echter op dat moment nog niet op de hoogte van het feit dat ik de afspraak met de notaris weer had afgezegd. Toen hij later die avond wel mijn mail las, was hij daar behoorlijk boos over.
Het resultaat was, dat de samenwerking niet doorging omdat de samenwerkingspartner boos was van wegen het feit dat ik (een partij die er eigenlijk niets mee te maken had) zonder overleg tot 2x toe de afspraken bij de notaris had afgezegd. De notaris vrolijk een volledige rekening stuurde voor het opmaken van een oprichtingsakte en twee afspraken. De jurist een gepeperde rekening stuurde, wellis waar tegen een redelijk uurloon, maar naar mijn idee wel voor heel wat meer uren dan waar ik op gerekend had en mijn zoon bijna een maandsalaris aan kosten voor zijn kiezen krijgt voor een samenwerking die niet doorgaat.
Goede communicatie
Conclusie: Communicatie is o zo belangrijk.
Bij het eerste gesprek had al uitgesproken kunnen worden wat voor soort gesprek het was. Wat de een heeft opgevat als het startsein, werd door de ander opgevat als een oriënterend gesprek.
De eerste afspraak bij de notaris had in overleg gemaakt moeten worden, dan was het eerste stuk miscommunicatie al aan het licht gekomen.
De input die naar de notaris is gestuurd voor het maken van een concept overeenkomst had ook beter met elkaar besproken moeten worden, dan had de notaris direct de wensen van beide partijen daarin kunnen uitwerken.
Miscommunicatie 2 had voorkomen kunnen worden door voorafgaand aan het verlenen van de opdracht te vragen om een offerte of een inschatting van de tijd die er voor nodig zou zijn. Nu is de rekening mijns inziens bijna even hoog uitgevallen als bij een reguliere advocaat met het verschil dat het wel tegen een aantrekkelijk uurloon is gefactureerd.
Miscommunicatie 3 had voorkomen kunnen worden door a, te reageren op een uitnodiging en te laten weten of je wel of niet komt. b, door contact op te nemen op het moment dat je geen reactie op je uitnodiging ontvangt c, door in overleg de afspraak te annuleren.
Leg vast wat je afspreekt en spreek verwachtingen naar elkaar uit
In de praktijk zie ik dit soort dingen heel vaak fout gaan. Mensen nemen aan dat de ander heeft begrepen wat zij bedoelen. Als coach leer je daarom om feedback te vragen tijdens een gesprek: Is dit wat je bedoeld? Heb ik het zo goed verwoord? Vat samen wat de ander je heeft verteld en vraag of dat volledig is wat hij je wilde vertellen.
En ook al weet ik dus heel goed hoe het zou moeten. Zoals je uit bovenstaand verhaal kunt lezen, ga ook ik nog wel eens de fout in. Helaas was het een dure les.
